एक
अकादमिक पुस्तकालय
में प्रभावी
अभिलेख प्रबंधन
कार्यक्रम
कुंजी शब्द : प्रबंधन कार्यक्रम, माइक्रोफ़ॉर्म, जीवनचक्र, अभिलेखागार , डिजास्टर रिकवरी
- एक अकादमिक पुस्तकालय में प्रभावी अभिलेख प्रबंधन के लिए मूल रूप से 6 तत्व होते हैं।
• रिकॉर्ड्स
सूची और
वर्गीकरण
• प्रतिधारण
समयबद्धन
• रिकॉर्ड
भंडारण और
रूपांतरण
• वाइटल
रिकॉर्ड्स प्रोग्राम
• आपदा
रोकथाम और
पुनर्प्राप्ति योजना
• स्वभाव
एक प्रभावी
अभिलेख प्रबंधन
कार्यक्रम के
लिए जो
नीतियों और
प्रक्रियाओं के
एक स्पष्ट
सेट में
शामिल हैं
जिनकी नियमित
आधार पर
समीक्षा और
अद्यतन किया
जाता है।
- रिकॉर्ड्स इन्वेंटरी
और वर्गीकरण:
किसी भी
अच्छे रिकॉर्ड
प्रबंधन कार्यक्रम
की शुरुआत,
चाहे कोई
अपने स्वयं
के रिकॉर्ड
अवधारण कार्यक्रम
को विकसित
करने जा
रहा हो
या जैसा
कि ओएसयू
में होता
है, जहां
कोई मौजूदा
प्रतिधारण कार्यक्रम
लागू कर
रहा है,
किसी को
यह जानना
होगा कि
उनके पास
कौन से
रिकॉर्ड हैं
और क्या
हैं के
लिए जिम्मेदार।
इसके लिए
एक रिकॉर्ड
इन्वेंट्री आयोजित
करता है,
जो कि
उनके रिकॉर्ड
की एक
पूर्ण और
सटीक सूची
है, चाहे
पेपर-आधारित,
माइक्रोफ़ॉर्म या
इलेक्ट्रॉनिक, जो
इंगित करता
है ...
• वे भौतिक
रूप से
कैसे और
कहाँ संग्रहीत
हैं
• भंडारण
की मात्रा
• उन्हें
किस प्रकार
वर्गीकृत किया
जाता है
ओ भविष्य
में उपयोग
और पुनर्प्राप्ति
सूचना और
पहुंच की
संवेदनशीलता
• इसकी
प्रतिधारण अवधि
क्या है,
यदि ज्ञात
हो या
प्रतिधारण निर्धारित
करने के
लिए इसका
कानूनी, राजकोषीय
और/या
प्रशासनिक मूल्य
- अवधारण निर्धारण:
सभी अभिलेखों
का एक
जीवनचक्र होता
है। वह
जीवन कुछ
घंटों जितना
छोटा हो
सकता है
जैसा कि
कुछ क्षणिक
अभिलेखों के
मामले में
होता है
या हमेशा
के लिए
उतना ही
लंबा हो
सकता है
जितना कि
स्थायी ऐतिहासिक
मूल्य के
अभिलेखों के
मामले में
होता है।
रिकॉर्ड का
जीवनचक्र निम्न
के विश्लेषण
के माध्यम
से निर्धारित
किया जाता
है:
• 3 प्राथमिक
जरूरतें:
ओ कानूनी
ओ राजकोषीय
ओ प्रशासनिक
• 3 माध्यमिक
ज़रूरतें:
ओ साक्ष्य
ओ ऐतिहासिक
ओ सूचनात्मक
- एक अभिलेख
प्रतिधारण अनुसूची
उन अभिलेखों
की एक
व्यापक सूची
है जो
एक संगठन
बनाए रखता
है कि
कम से
कम कितने
समय तक
उन्हें अपने
अंतिम स्वभाव
के साथ
बनाए रखा
जाना चाहिए।
इसके अलावा
एक अवधारण
अनुसूची संकेत
कर सकती
है:
• एक कानूनी
या नियामक
उद्धरण जो
एक विशिष्ट
प्रतिधारण को
अनिवार्य करता
है
• साइट
पर सक्रिय
फाइलों में
रिकॉर्ड कितने
समय तक
बनाए रखा
जाना चाहिए
• कितने
समय तक
इसे ऑफ-साइट
निष्क्रिय भंडारण
में बनाए
रखने की
आवश्यकता हो
सकती है
• क्या
यह एक
महत्वपूर्ण रिकॉर्ड
है
OSU में
अभिलेख प्रतिधारण
कार्यक्रम विश्वविद्यालय
अभिलेखागार के
परामर्श से
विकसित किए
गए हैं।
सामान्य OSU रिकॉर्ड
प्रकारों की
एक सूची
हमारे रिकॉर्ड
प्रतिधारण अनुसूचियों
के वेब
पेजों के
माध्यम से
खोजी जा
सकती है...
- रिकॉर्ड भंडारण
और रूपांतरण:
एक बार
जब कोई
यह निर्धारित
कर लेता
है कि
उनके पास
कौन से
रिकॉर्ड हैं
और उन्हें
कितने समय
तक बनाए
रखने की
आवश्यकता है,
तो उन्हें
फाइलिंग और
स्टोरेज रणनीति
विकसित करने
और/या
यह निर्धारित
करने की
आवश्यकता है
कि उनकी
मौजूदा फाइलिंग
और स्टोरेज
रणनीति पर्याप्त
है या
नहीं। जिन
प्रश्नों को
संबोधित करने
की आवश्यकता
है उनमें
शामिल हैं:
• पुनर्प्राप्ति
में आसानी
के लिए
आप अपने
रिकॉर्ड को
कैसे वर्गीकृत
करते हैं?
• संवेदनशील
रिकॉर्ड के
लिए एक्सेस
प्रक्रियाएं क्या
हैं?
• आप अपने
सक्रिय रिकॉर्ड
कहां और
कैसे स्टोर
करते हैं?
• आप अपने
निष्क्रिय रिकॉर्ड
कहाँ और
कैसे संग्रहीत
करते हैं?
• क्या
मुकदमेबाजी की
स्थिति में
आपके पास
"रिकॉर्ड होल्ड"
प्रक्रिया है?
• स्थायी
ऐतिहासिक मूल्य
के अभिलेखों
को अभिलेखागार
में स्थानांतरित
करने के
लिए आपकी
क्या प्रक्रियाएँ
हैं?
• आप अपने
इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड
कैसे स्टोर
कर रहे
हैं?
• क्या
आपने अपने
महत्वपूर्ण रिकॉर्ड
की पहचान
की है?
• आपकी
भंडारण सुविधाओं
की पर्यावरणीय
स्थिति क्या
है?
- किसी रिकॉर्ड जीवन के किसी बिंदु पर इसे एक डिजिटल छवि में, माइक्रोफिल्म में, या दोनों में परिवर्तित किया जा सकता है ताकि पहुंच को बढ़ाया जा सके, भौतिक भंडारण को कम किया जा सके, या आपदा वसूली और संरक्षण उपकरण प्रदान किया जा सके।
• पेपर
रिकॉर्ड्स पेशेवरों
की डिजिटल
इमेजिंग:
ओ पहुंच
को बढ़ाता
है
o व्यापार
प्रक्रिया और
कार्यप्रवाह की
दक्षता में
वृद्धि करता
है
o अभिलेखों
को संग्रहीत
करने के
लिए आवश्यक
भौतिक स्थान
की मात्रा
को कम
करता है
0 आपदा
वसूली उद्देश्यों
के लिए
दोहराने में
आसान
• पेपर
रिकॉर्ड्स की
डिजिटल इमेजिंग
विपक्ष:
0 दस्तावेजों
तक पहुंच
प्रौद्योगिकी पर
निर्भर है
0 कम संदर्भ
वाले रिकॉर्ड
के लिए
लागत प्रभावी
नहीं हो
सकता है
ओ प्रारूप
और/या
सिस्टम असंगति
के लिए
संभावित
o प्रवासन
आपदाओं की
संभावना
• कागज
और इलेक्ट्रॉनिक
रिकॉर्ड पेशेवरों
की माइक्रोफिल्मिंग:
माइक्रोफिल्म ने
डिजिटल युग
में प्रवेश
किया है
और अब
इसे सीधे
इलेक्ट्रॉनिक फाइलों
से बनाया
जा सकता
है, साथ
ही पेपर
रिकॉर्ड की
फोटोग्राफी से
भी। यदि
सिल्वर हलाइड
माइक्रोफिल्म को
उद्योग मानकों
के अनुसार
बनाया और
संग्रहीत किया
जाता है,
तो कोई
इसके 300 से
500 वर्षों तक
चलने की
उम्मीद कर
सकता है;
इस प्रकार
यह आंखों
से पढ़े
जा सकने
वाले प्रारूप
में सूचना
के संरक्षण
के संबंध
में हैण्ड्स
डाउन विनर
है और
एक उपयोगी
माइग्रेशन और
डिजास्टर रिकवरी
टूल प्रदान
करता है।
• कागज
और इलेक्ट्रॉनिक
रिकॉर्ड की
माइक्रोफिल्मिंग विपक्ष:
माइक्रोफिल्म प्रौद्योगिकी
पर निर्भर
है, लेकिन
इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड
की सीमा
तक नहीं
(कोई यह
तर्क दे
सकता है
कि केवल
एक प्रकाश
स्रोत और
छवि को
बड़ा करने
के लिए
कुछ आवश्यक
है)।
कम या मध्यवर्ती प्रतिधारण अवधि वाले कागजी अभिलेखों को संग्रहीत करना अधिक लागत प्रभावी हो सकता है। स्प्रैडशीट्स या डेटाबेस जैसी इलेक्ट्रॉनिक फाइलों में डायनेमिक फंक्शन की हानि।
वाइटल रिकॉर्ड्स:
वाइटल रिकॉर्ड्स
वे आवश्यक
संगठनात्मक रिकॉर्ड
हैं जिनकी
आपातकालीन या
आपदा स्थितियों
के तहत
परिचालन जिम्मेदारियों
को पूरा
करने के
लिए आवश्यकता
होती है।
एक संगठन
को खुद
से पूछने
की जरूरत
है: "हमारे
व्यापार संचालन
के लिए
कौन से
रिकॉर्ड बिल्कुल
महत्वपूर्ण हैं
जिन्हें से
पुनर्निर्मित करने
की आवश्यकता
होगी