इलेक्ट्रॉनिक युग में पुस्तकालय प्रौद्योगिकी सेवाओं के लिए बजट
प्रावधान
लाइब्रेरी
फंड का उचित प्रशासन
न्यासियों के गवर्निंग बोर्ड
के बुनियादी कार्यों में से एक है।
यह एक महत्वपूर्ण कानूनी
जिम्मेदारी भी है। सलाहकार
बोर्ड के पास पुस्तकालय
बजट में इनपुट हो सकता है
लेकिन अंतिम बजट निर्धारित करने की जिम्मेदारी नगरपालिका
अधिकारियों की होती है।
वित्त से संबंधित कार्य
हैं: • बजट तैयार करना • बजट प्रस्तुति • बजट कार्यान्वयन • पूंजी सुधार बजटिंग • बंदोबस्ती निधियों और न्यास निधियों
का प्रबंधन • लेखापरीक्षा
लाइब्रेरी
तकनीकी सेवाओं में चयन, अधिग्रहण, कैटलॉगिंग, वर्गीकरण, टाइपिंग, बाइंडिंग, संरक्षण और संबंधित सेवाएं
शामिल हैं।
उन्हें
"पर्दे के पीछे" सेवाओं
के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है
जो उपयोगकर्ताओं द्वारा पुस्तकालय सेवाओं का उपयोग करने
से पहले की जाती हैं।
यह पत्र एक इलेक्ट्रॉनिक या
कंप्यूटर-आधारित पुस्तकालय प्रणाली में तकनीकी सेवाओं और पुस्तकालयों में
बजट की आवश्यकता पर
ध्यान केंद्रित करता है, जिसमें बजट बनाते समय आवश्यकताएं या विचार, संघ
में तकनीकी सेवाएं और बजट में
सर्वोत्तम अभ्यास शामिल हैं।
स्वचालित तकनीकी सेवाओं के लिए बजट
मानकों की सिफारिश की
जाती है। पुस्तकालयों में बजट बनाने की आवश्यकता बजट
वित्तीय प्रबंधन के लिए एक
मार्गदर्शक या निर्देश है।
पुस्तकालयों को सेवाओं के
लिए धन की आवश्यकता
होती है, और इन सेवाओं
के लिए बजट होना चाहिए। फ्लेचर (1990) एक बजट की
दो परिभाषाएँ देते हैं, इसे "... की समग्र तस्वीर
... आवंटन (व्यय के लिए) और
... आय," और साथ ही
"किसी निश्चित अवधि के दौरान विशिष्ट
उद्देश्य या उद्देश्यों के
लिए वित्तीय आवंटन" कहते हैं। हालांकि पुस्तकालय सेवा-उन्मुख होते हैं और राजस्व पैदा
करने के उद्देश्य या
उद्देश्य बहुत कम या कोई
नहीं होते हैं, फिर भी स्पष्ट रूप
से उन्हें बजट की आवश्यकता होती
है। पुस्तकालय प्रणाली में तकनीकी सेवाएं आय का महत्वपूर्ण
स्रोत नहीं है।
रेप्रोग्राफी और बाइंडिंग से
बहुत कम आय अर्जित
की जाती है, लेकिन तकनीकी सेवाओं पर खर्च की
गई धनराशि की तुलना में
यह राशि बहुत कम है। पुस्तकालयों
में बजट की आवश्यकता उत्तरोत्तर
महत्वपूर्ण होती जा रही है।
सार्वजनिक संस्थानों में, सरकारी धन में कमी
जारी है। जिस साहित्य (पुस्तकों और पत्रिकाओं) का
प्रबंधन किया जाना चाहिए, वह लगातार बढ़ता
जा रहा है। ऑनलाइन संसाधनों और सेवाओं की
मांग बढ़ रही है। पुस्तकालयों को प्रभावी ढंग
से कर्मचारियों और सामग्रियों के
बीच धन का विभाजन
करना चाहिए, जिसमें अधिग्रहण, सेवाएं और उपकरण शामिल
हैं
वांछनीय
बजट विशेषताएँ
आपके बजट दस्तावेज़ में चार व्यावहारिक विशेषताएँ शामिल होनी चाहिए। 1. स्पष्टता: बजट प्रस्तुति पर्याप्त रूप से स्पष्ट होनी
चाहिए ताकि प्रत्येक बोर्ड सदस्य, प्रत्येक कर्मचारी, और प्रत्येक नगरपालिका
शासी निकाय सदस्य समझ सकें कि क्या प्रतिनिधित्व
किया जा रहा है।
2. सटीकता: बजट प्रलेखन को बजट के
आंकड़ों की वैधता का
समर्थन करना चाहिए, और दस्तावेज़ीकरण से
भिन्नता के बिना, आंकड़ों
को लिखित और सावधानीपूर्वक रिपोर्ट
किया जाना चाहिए। 3. संगति: बजट प्रस्तुतियों को समय-समय
पर एक ही प्रारूप
बनाए रखना चाहिए ताकि तुलना आसानी से मुख्य राज्य
हो सके
सभी
बजट तुलनात्मक उपकरण हैं, जिनका उपयोग यह दिखाने के
लिए किया जाता है कि अतीत
में क्या हुआ और भविष्य में
क्या होने का अनुमान है,
इसकी तुलना में अब क्या किया
जा रहा है। 4. व्यापकता: बजट रिपोर्ट में यथासंभव वित्तीय गतिविधियों की पूरी तस्वीर
शामिल होनी चाहिए। पुस्तकालय संचालन की सही लागत
जानने का एकमात्र तरीका
यह सुनिश्चित करना है कि सभी
राजस्व और व्यय श्रेणियां
बजट में शामिल हैं।
पुस्तकालय बजट के मॉडल
लाइब्रेरी
बजटिंग के लिए कई
उपयोगी मॉडल हैं। स्नो-आइल पुस्तकालय एक बड़ी सार्वजनिक
पुस्तकालय प्रणाली है जो वाशिंगटन
राज्य में द्वीप और स्नोहोमिश काउंटी
के निवासियों को पुस्तकालय सेवा
प्रदान करती है। प्रतिशत के आधार पर
प्रत्येक वार्षिक बजट में पिछले वर्ष की तुलना में
वृद्धि शामिल है। उदाहरण के लिए, 2005 में
तकनीकी सेवाओं का कुल बजट
का 25.2% था, जिसे 2006 में बढ़ाकर 25.6% कर दिया गया
था।
सिफारिशें
और निष्कर्ष
एक
इलेक्ट्रॉनिक युग में, पुस्तकालयों और तकनीकी सेवाओं
के लिए बजट का अत्यधिक महत्व
है। तकनीकी सेवा बजट मुख्य पुस्तकालय गतिविधियों को चलाने के
लिए ढांचा है। संसाधन चाहे कितने भी छोटे क्यों
न हों, एक योजना बनानी
चाहिए और या लागू
करनी चाहिए। पुस्तकालयों को बजट बनाने
की संस्कृति विकसित करनी चाहिए। पुस्तकालय विशाल संसाधनों वाली जटिल संस्थाएँ हैं जिनके लिए नियोजन की आवश्यकता होती
है। सभी पुस्तकालय वित्तीय लेनदेन और प्रशासन के
लिए पूरी तरह से प्रमुख/प्रधान
पुस्तकालयाध्यक्ष पर निर्भर रहना
मूर्खता है। किसी न किसी प्रकार
की वित्तीय प्रबंधन प्रणाली का उपयोग किया
जाना चाहिए। लाइब्रेरियन को विकेंद्रीकृत बजट
के सिद्धांत को अपनाना चाहिए।
विभागीय, अनुभागीय और इकाई प्रमुख,
और विषय पुस्तकालयाध्यक्ष तब पुस्तकालय बजट
तैयार करने और प्रबंधित करने
में शामिल होंगे। यह प्रबंधकीय कौशल
को बढ़ाएगा और वित्तीय प्रबंधन
का लोकतंत्रीकरण करेगा जिसके परिणामस्वरूप पुस्तकालय के वित्तीय व्यवहार
में अधिक पारदर्शिता और जवाबदेही आएगी।
अंत में, पुस्तकालय तकनीकी सेवाओं के बजट में
अन्य बातों के साथ-साथ
कर्मियों, औजारों, उपकरणों और आपूर्तियों को
अनिवार्य रूप से शामिल किया
जाना चाहिए।